Datapolicy för Dalarö Tennisklubb (DTK)

Enligt Dataskyddsförordningen eller GDPR (General Data Protection Regulation), som trädde i kraft 2018-05-25, ska en datapolicy upprättas. Medlemmarna informeras på föreningens årsmöten, på hemsidan eller vid förfrågan om registrets art.

Medlemskap i DTK
Om villkoren för medlemskap enligt stadgarna är uppfyllda blir den som önskar medlem och informeras om vilka uppgifter DTK behöver få.

Medlemsregister
DTK håller ett medlemsregister i syfte att kunna:
· ge medlem tillträde till bokningssystem och tennisbanor 
· bedriva juniorträning och uppbära statliga och kommunala stöd för juniorverksamheten
· hålla medlem informerad om klubbens verksamhet och kunna erbjuda medlem deltagande i olika evenemang
· kalla medlem till möten och årsmöten
· anmäla medlem till tävlingar.

Registret innehåller följande uppgifter:
· För- och efternamn
· Postadress
· E-postadress
· Telefon och mobiltelefon
· Medlemsnummer
· Kön
· Födelseår eller i vissa fall personnummer.

Registret uppdateras kontinuerligt och innehåller endast betalande medlemmar. För att kunna uppbära olika stöd för juniorverksamheten måste personnummer anges. För alla som tävlar behövs också personnummer. Det underlättar för fakturering att ha personnummer men är inte absolut nödvändigt, varför det är frivilligt att uppge de sista fyra siffrorna för en ordinarie medlem som inte faller inom kategorierna ovan.

DTK upprätthåller också ett aktuellt register över styrelse, valberedning och revisorer. Registret lagras i molntjänst som efterlever GDPR.

DTK:s styrelse är personuppgiftsansvarig. Förteckningen över medlemmarna är endast ett internt material och lämnas inte ut till tredje part.

Bilddokumentation
När bilder tas i syfte att lägga ut på hemsidan, i medlemsbrev, på Facebook och Instagram  m m måste de avporträtterade godkänna att bilden används. Detta godkännande måste den som tar foton alltid inhämta.

.

Utträde
Om medlem önskar bli struken ur medlemsregistret med omedelbar verkan sker detta så snart som informationen nått styrelsen.

Gallring
Den som inte betalat medlemsavgift under kalenderåret tas bort ur registret nästkommande kalenderår. Om medlems- och aktivitetsavgift för en junior som deltar i DTK:s verksamhet inte erlagts kvarstår uppgifterna till dess att den ekonomiska frågan utretts med målsman.

Uppföljning
En årlig översyn av policyn sker inför årsmötet då information delges årsmötesdeltagarna.